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Ultimo aggiornamento: 
29 Novembre 2022

Seminario sulle linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

Le Linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, pubblicate dall’Agenzia per l’Italia Digitale Agid, sono entrate pienamente in vigore il 1° gennaio 2022. Si tratta di un testo normativo fondamentale che traccia le attività da svolgere nei processi di digitalizzazione delle pratiche amministrative, coprendo numerosi aspetti della gestione documentale, dalla formazione alla conservazione dei documenti informatici nel tempo.

Uno degli adempimenti previsti dalle Linee guida è il Manuale di conservazione che le PA sono tenute a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul sito nella sezione Amministrazione trasparente. Si tratta di un documento informatico deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione della conservazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.

All’interno di un ciclo di webinar previsto dall’Accordo di cooperazione orizzontale tra Regione Emilia-Romagna (Parer) e Formez PA, lo scorso 16 novembre si è svolto un seminario dedicato proprio a questo tema con l’obiettivo di offrire una panoramica sul Manuale. Nel corso dell’incontro sono stati analizzati anche possibili strategie e modelli per la redazione del documento, in particolare in caso di affidamento del servizio di conservazione a un conservatore esterno, prendendo spunto da modelli sviluppati nell’ambito di Procedamus, progetto di formazione-intervento in materia di procedimenti amministrativi, gestione dei documenti, amministrazione digitale e trasparenza, e della Comunità Tematica della CNER, Community Network degli enti della regione Emilia-Romagna.

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