GIES – Gestione degli Interventi sull’Edilizia Scolastica
GIES è uno strumento per il monitoraggio e la documentazione degli interventi di edilizia scolastica finanziati dal MIUR. GIES è uno strumento efficace di e-governance che accompagna le istituzioni nella realizzazione dei progetti di ristrutturazione o di nuova edificazione delle scuole e consente la gestione integrata – documentale e finanziaria – di tutte le fasi dei processi amministrativi e finanziari connessi alla realizzazione delle scuole sul territorio nazionale.
GIES è un ambiente online che contiene anche una banca dati interrogabile che, mediante grafici e tabelle, traduce in informazioni i dati raccolti rendendoli utili anche per la lettura e l’osservazione dell’evoluzione del patrimonio di edilizia scolastica.
I dati raccolti in modo analitico e aggregato riguardano: la descrizione dei progetti, la classificazione degli interventi, le procedure di gara e di affidamento; inoltre viene monitorato l’andamento della spesa restituendo i fondi stanziati, le spese previste, le gare affidate e i rimborsi del MIUR agli Enti Locali promotori degli interventi sul patrimonio di edilizia scolastica. Tali dati costituiscono una preziosa fonte di informazione soprattutto per supportare la pianificazione degli interventi futuri da parte delle amministrazioni a ciò preposte.
GIES è uno strumento flessibile, capace di adattarsi alle diverse modalità di gestione e di rendicontazione ai diversi canali di finanziamento che contribuiscono al rinnovamento del patrimonio di edilizia scolastica del paese.
Il progetto GIES prevede anche un’attività di formazione in modalità e-learning per il supporto ai RUP degli Enti Locali nella gestione documentale e finanziaria per il rendiconto all’interno del sistema GIES. Il sistema GIES risponde all’esigenza di incrementare la trasparenza, l’interoperabilità con le altre banche dati legate all’edilizia scolastica e l’accesso ai dati pubblici a partire dall’Anagrafe Nazionale dell’Edilizia Scolastica (SNAES).
Esperienze
Questi ultimi anni sono caratterizzati da una forte iniziativa governativa in materia di edilizia scolastica: al fine di rendere maggiormente efficaci questi finanziamenti, sia nella qualità e nella velocità della spesa, sia nell’innovazione degli ambienti scolastici, occorre mettere a punto uno strumento a ciò dedicato.
Tale strumento deve consentire l’accompagnamento, la documentazione e la gestione degli interventi di edilizia scolastica, mediante una gestione integrata documentale e finanziaria e contemporaneamente deve essere idoneo a monitorare e conoscere nel dettaglio gli interventi che vengono realizzati nel Paese.
Gli obiettivi del progetto sono i seguenti:
- migliorare la governance della gestione dei finanziamenti in edilizia scolastica;
- realizzare una Banca Dati degli interventi realizzati;
- accompagnare la gestione procedurale attraverso tutte le fasi di realizzazione degli interventi di edilizia scolastica finanziati dal MIUR mediante la realizzazione di un sistema di gestione procedurale che accompagna i RUP durante tutto l’iter della realizzazione dell’intervento. Tale supporto viene effettuato anche mediante un’attività di help desk;
- inter-operare con le altre banche dati del MIUR e l’Anagrafe Nazionale dell’Edilizia Scolastica;
- realizzare interoperabilità con altre banche dati istituzionali, in particolare IGRUE e MIT;
- valutare le azioni realizzate per condividere obbiettivi di sviluppo dell’edilizia scolastica;
- rispondere alle esigenze conoscitive del MIUR e dei soggetti gestori dell’edilizia scolastica;
- migliorare l’’efficacia della PA anche mediante formazione personale coinvolto;
- aumentare la trasparenza della PA;
- offrire assistenza e consulenza tecnica per favorire la partecipazione dei beneficiari.
In sintesi il modello prevede tre principali ambiti di intervento:
- progettazione e sviluppo del sistema GIES: l’attività riguarda la realizzazione di uno strumento per il monitoraggio e la raccolta della documentazione di tutti gli interventi di edilizia scolastica realizzati nel paese;
- azioni di ricerca e monitoraggio per l’edilizia scolastica. Questa attività, strettamente connessa alla prima, riguarda un’azione di open-government, ovvero la creazione di un portale, attraverso cui rendere pubblici e trasparenti i dati aggregati sull’edilizia scolastica. La complessa governance della gestione del patrimonio scolastico nel nostro Paese prevede che il MIUR operi in sinergia con le Regioni e con le Autonomie Locali, Comuni e Province (oggi anche le Città Metropolitane), che sono gli enti proprietari, titolari degli interventi e destinatari dei finanziamenti. Permettendo il contemporaneo coinvolgimento di tutte queste istituzioni, GIES costituisce un utile strumento di cooperazione inter-istituzionale. Infatti sia gli Enti Locali, che le Regioni che il MIUR possono leggere l’andamento della spesa degli interventi di edilizia scolastica e le tipologie degli interventi realizzati sia singolarmente che in modo aggregato. Ciò permetterà di ottimizzare l’impiego delle risorse finalizzate agli interventi sulle scuole;
- servizio di assistenza e consulenza tecnica. Tale attività è finalizzata a favorire la partecipazione dei beneficiari. Essa prevede l’assistenza e la consulenza online, l’implementazione di un sistema di gestione delle anomalie che, attraverso un form online personalizzato secondo i diversi profili di amministrazione coinvolti, consenta la richiesta di assistenza; infine la pubblicazione e l’aggiornamento di FAQ e manuali utente. Inoltre viene realizzata ed erogata una formazione online per il personale degli enti locali e delle regioni coinvolte, finalizzata all’utilizzo della piattaforma GIES e all’approfondimento del Nuovo Codice degli Appalti Pubblici per quanto riguarda le attività connesse alla gestione degli interventi di edilizia scolastica.
Le amministrazioni titolari di progetti di edilizia scolastica.
- Affidamento in house
Il soggetto responsabile della realizzazione del progetto è l’INDIRE (Istituto Nazionale di Documentazione, Innovazione e Ricerca Educativa), ente in house del MIUR, che possiede l’expertise più idonea a garantire un’adeguata ed efficace realizzazione del progetto. Ciò anche in considerazione del fatto che già nella precedente programmazione l’INDIRE ha supportato l’Autorità di Gestione e tutti gli stakeholder coinvolti nella progettazione, nella gestione, nel monitoraggio e nel controllo dell’Asse II del FESR, riguardante gli interventi per migliorare qualità, accessibilità e sicurezza degli ambienti scolastici.
Sì
- Personale interno all’ente ed esterno (consulenti)
Per la realizzazione di questo progetto non sono state attivate collaborazioni.
Risultati
È stato realizzato un ambiente online che permette le seguenti attività:
- la gestione dei progetti di edilizia scolastica mediante una piattaforma dedicata per la quale sono stati redatti e diffusi alcuni manuali con la descrizione puntuale delle diverse funzioni del sistema. In particolare sono stati predisposti i manuali operativi destinati agli operatori delle Regioni e ai RUP accreditati per supportarli nella compilazione delle pagine relative alla gestione procedurale degli interventi e nel caricamento della documentazione necessaria ai fini della rendicontazione della spesa per i seguenti canali di finanziamento: Scuole Sicure, Mutui BEI I e II annualità, Scuole Antisismiche e Fondo Comma 140;
- il monitoraggio delle attività connesse ai progetti inseriti nella piattaforma GIES, mediante una apposita banca dati online finalizzata alla raccolta e alla restituzione delle informazioni inserite dai RUP nella gestione procedurale. Tale piattaforma è collegata al sistema di gestione finanziaria del MIUR;
- la gestione del Concorso di idee bandito dal MIUR per la realizzazione di 51 Scuole Innovative. Il sito http://scuoleinnovative.it ha ospitato tutto il materiale messo a disposizione dei progettisti candidati al concorso, sia il materiale urbanistico descrittivo dei siti dove sarebbero dovute sorgere le scuole, sia il materiale relativo al Piano dell’offerta formativa della scuola. Nell’ambito di tale attività è stato anche condotto un lavoro di coordinamento per lo svolgimento di un hackathon per l’edilizia scolastica, un seminario di co-progettazione destinato agli studenti e ai docenti delle scuole secondarie oggetto di concorso per la realizzazione di una scuola innovativa. Inoltre, sempre nell’ambito del progetto delle Scuole Innovative è stato progettato e prodotto materiale formativo sull’innovazione degli ambienti di apprendimento che è stato anche inserito in un’apposita sezione del sito intitolata “Quando la didattica cambia lo spazio”.
Il progetto GIES, attraverso la realizzazione di una piattaforma informatica, finalizzata alla gestione e rendicontazione di finanziamenti pubblici per gli interventi di edilizia scolastica e alla raccolta dei dati relativi, risponde all’OS/RA “Aumento della trasparenza e interoperabilità e dell’accesso ai dati pubblici”. Tali dati raccolti vengono poi restituiti in forma analitica e aggregata nella banca dati online. La piattaforma è rivolta ai RUP degli Enti Locali che hanno competenza per quanto riguarda la gestione del patrimonio edilizio scolastico, mettendo a disposizione di tutti i soggetti coinvolti una procedura per la gestione documentale e un ambiente di formazione in modalità FAD. Inoltre il sistema GIES si pone l’obiettivo di dialogare con le principali banche dati nazionali in materia di edilizia scolastica a partire dall’Anagrafe Nazionale. In sostanza si contribuisce al miglioramento dell’accessibilità e della fruibilità delle banche dati esistenti ed implementazione di nuove banche dati e sistemi di elaborazione mirati ad una migliore fruizione delle informazioni da parte dei beneficiari, quali ad esempio l’anagrafe nazionale degli edifici scolastici.
È stato realizzato un sistema informatico per la gestione degli interventi di edilizia scolastica, per la raccolta e la restituzione dei dati ad essa relativi, per la formazione online e per l’assistenza tecnica ai RUP degli Enti Locali coinvolti. Inoltre, ai fini di una periodica ricognizione delle modalità di finanziamento riguardanti gli interventi di edilizia scolastica, è stato predisposto un lavoro di monitoraggio e reportistica per rendere trasparente l’efficacia dei finanziamenti pubblici per l’edilizia scolastica.
I canali di finanziamento ad oggi attivi sono: Scuole Sicure, Mutui BEI I e II annualità, Scuole Antisismiche e Fondo Comma 140.
In merito alle attività di formazione è stato fatto un lavoro di analisi e progettazione dei contenuti necessari alla formazione sul Nuovo Codice degli Appalti rivolta ai formatori INDIRE. Tale formazione nasce dalla necessità di supporta i RUP degli Enti Locali non solo per l’utilizzo della piattaforma di gestione procedurale, ma anche nell’assolvimento di tutte le attività connesse alla realizzazione dei lavori pubblici di ristrutturazione di edifici scolastici o di nuova costruzione di scuole.
Tutti i RUP accreditati possono accedere all’ambiente online dedicato alla formazione direttamente attraverso la gestione procedurale dopo aver completato la compilazione delle schede anagrafiche e rilasciato il consenso al trattamento dei dati forniti. Per quanto riguarda la modalità di svolgimento delle attività di formazione sono stati predisposti moduli formativi nella forma di video tutorial; al termine di ciascun modulo è previsto un test di valutazione, superato il quale, i RUP possono accedere alla formazione per il canale di finanziamento di loro interesse.
Un altro aspetto affrontato è stata la progettazione della raccolta dati dalle piattaforme SIDI ed INDIRE per il monitoraggio degli interventi di edilizia scolastica e lo scambio dati via web service con l’Anagrafe Nazionale dell’Edilizia Scolastica in modo da completare le informazioni relative agli edifici oggetto di intervento.
Il progetto è stato realizzato dall’INDIRE che, avendo maturato una notevole esperienza relativamente alla creazione e gestione di banche dati, ha progettato, creato e gestito tutte le attività garantendo professionalità e competenza tecnica. La buona riuscita del progetto è stata anche frutto delle esperienze realizzate in passato dal soggetto attuatore che, nei cicli di programmazione precedenti, aveva supportato l’Autorità di Gestione nella definizione e costruzione di un sistema informativo gestionale degli interventi nelle scuole finanziate dal PON per la Scuola 2007-2013, rispondendo agli obblighi di monitoraggio dettati dalla normativa comunitaria.
Inoltre, trattandosi di un ente pubblico di ricerca in house del MIUR, l’INDIRE contiene al suo interno molte delle competenze necessarie alla progettazione di un progetto di tale complessità che spaziano dall’informatica, alla conoscenza delle normative pubbliche in materia di appalti, dalla ricerca sugli ambienti di apprendimento alla gestione di piattaforme FAD. Inoltre INDIRE possiede l’esperienza richiesta per la corretta gestione dei rapporti con le Istituzioni responsabili della realizzazione dei progetti di edilizia scolastica.
Tra i punti di forza, vale la pena menzionare inoltre le seguenti caratteristiche progettuali:
- la possibilità di conservare in una stessa infrastruttura sia la documentazione di progetto che i relativi flussi finanziari;
- la possibilità di coordinamento e cooperazione interistituzionale;
- la trasparenza degli interventi di edilizia scolastica e la standardizzazione delle relative procedure.
La principale criticità è stata riscontrata nel dialogo con le banche dati esistenti in materia di edilizia scolastica, ad esempio MOP, BDAP e ANAC, al fine di poter monitorare insieme gli interventi realizzati sugli edifici scolastici a cura di altri soggetti istituzionali ad esso preposti: altri Ministeri, Regioni ed Enti Locali.
Elementi utili al trasferimento dell’esperienza
Per chi volesse intraprendere una simile attività progettuale, si possono segnalare i seguenti consigli:
- creare un pool di progetto allargato a tutte le competenze necessarie per rispondere agli obbiettivi cui la progettualità vuole rispondere;
- prestare massima attenzione ai bisogni degli stakeholder coinvolti o coinvolgibili, guardando non solo ai diretti interessati all’attuazione degli interventi, ma anche ad esempio alle potenzialità del progetto in quanto strumento di trasparenza nei confronti dei cittadini;
- curare la flessibilità della piattaforma informatica che deve essere adattabile alle diverse esigenze che possono insorgere durante le successive fasi di rendicontazione dei progetti;
- assicurare il costante monitoraggio dei dati raccolti al fine di attivare un miglioramento continuo della performance del progetto.
Il progetto contiene elementi di potenziale trasferibilità ad altri soggetti istituzionali, ad esempio la formazione dei RUP dedicata al sostegno della loro professionalità (procedure amministrative per la realizzazione di interventi pubblici, Nuovo Codice degli Appalti, etc.) che tutt’ora è limitata agli Enti Locali destinatari dei finanziamenti gestiti mediante il progetto GIES. Inoltre il sistema di gestione procedurale e finanziario potrebbe essere utilizzato anche in riuso da altri soggetti istituzionali che erogano finanziamenti per l’edilizia scolastica.
- Testimonial/relatore nell’ambito di seminari o laboratori per scambio di esperienze
- Coaching alle amministrazioni che intendono implementare esperienze simili