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VeLA - Smart Working per la PA
Esperienza pubblicata il: 11/11/2019
Visualizzazioni: 292

VeLA - Veloce Leggero Agile: Smart Working per la PA
 

VeLA è un’esperienza di collaborazione tra amministrazioni finalizzata allo sviluppo di un Kit di riuso per lo smart working. A partire dalla buona pratica TelePAT 2.0, sviluppata nel 2012 dalla Provincia Autonoma di Trento, l’esperienza ha permesso di costruire un modello applicabile ad amministrazioni diverse e che permette di essere modulato secondo le esigenze della pa riusante.

L’intero progetto è stato svolto in collaborazione tra 9 amministrazioni: Regione Emilia-Romagna (capofila), Provincia Autonoma di Trento (cedente) Comune di Bologna, Città Metropolitana di Bologna, Regione Piemonte, UTI delle Valli e delle Dolomiti Friulane, Regione Veneto, Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia, Regione Lazio.

VeLA propone un approccio di implementazione “Veloce, Leggero, Agile”:

  • veloce per accessibilità e attuazione,
  • leggero per implementazione e investimento organizzativo,
  • agile per flessibilità e sostenibilità.

L’esperienza si è articolata secondo un modello organizzativo di forte interazione tra amministrazioni, attraverso attività di analisi, formazione, sviluppo di strumenti, sperimentazione di una versione beta del Kit, definizione di roadmap di attuazione.

Il Kit di riuso comprende documenti e strumenti di supporto, utili ad un avvio efficace ed efficiente di progetti di smart working: piani di comunicazione, video-lezioni, strumenti di monitoraggio, analisi per la riprogettazione degli spazi, tecnologia, documenti organizzativi, analisi della normativa.
Tutti i materiali sono disponibili sul sito di progetto: www.smartworkingvela.it/.

Motivazione e obiettivi: 

 

Lo smart working assume oggi particolare rilievo, in quanto, in linea con la più recente normativa nazionale e con le indicazioni del Parlamento europeo, consente di agire su molteplici aspetti che interessano le diverse dimensioni del lavoro anche all’interno degli enti pubblici. Si tratta, in particolare, dell’organizzazione, dei costi di funzionamento e di gestione degli spazi, del work-life balance, dello sviluppo e diffusione dell’utilizzo delle tecnologie, dell’age-management – tutti fattori che, se opportunamente combinati, contribuiscono alla crescita dell’efficacia e dell’efficienza, insieme all’aumento del benessere organizzativo.

L’esperienza si pone in coerenza con quanto stabilito nell’articolo 14 L.124/2015 che prevede interventi volti a favorire la conciliazione vita-lavoro del personale della PA, e risponde all’esigenza di diffondere nelle PA un nuovo modello culturale di organizzazione del lavoro più funzionale, flessibile e capace di rispondere agli indirizzi di policy e alle esigenze di innalzamento della qualità dei servizi, nonché di maggiore efficacia ed efficienza dell’azione amministrativa.

Una volta avviata la progettazione di modalità di lavoro agile all’interno della propria amministrazione, la Regione Emilia-Romagna ha colto l’opportunità di continuare questo percorso in forma collaborativa, così da potersi confrontare con altri enti, beneficiando dello scambio di esperienze e di know-how e permettendo allo stesso tempo la definizione di prodotti standard, potenzialmente riutilizzabili da altre amministrazioni.  

Attività: 

   

  • Analisi iniziale pratica TelePAT
  • Attività di formazione (9 incontri in presenza; 8 video lezioni su piattaforma FAD)
  • Attività di comunicazione e promozione
  • Organizzazione eventi tematici
  • Costituzione di leading group per singola amministrazione
  • Costruzione di 7 team specializzati per funzioni e competenze interamministrazioni
  • Sviluppo versione Beta del Kit
  • Sperimentazione in 4 PA partner
  • Elaborazione del Kit di riuso definitivo
  • Definizione roadmap di smart working nelle PA partner
Destinatari: 

 

Dirigenti e funzionari delle amministrazioni coinvolte e di quelle riusanti.

Modalità di selezione e attuazione dell’esperienza progettuale: 
  • Avviso pubblico
Soggetti coinvolti per l'elaborazione e la realizzazione: 

    

  • Regione Emilia-Romagna (capofila)
  • Provincia Autonoma di Trento (amministrazione cedente)
  • Comune di Bologna
  • Città Metropolitana di Bologna
  • Regione Piemonte
  • UTI delle Valli e delle Dolomiti Friulane
  • Regione Veneto
  • Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia
  • Regione Lazio
Gruppo di lavoro: 
Composizione gruppo di lavoro: 
  • Personale interno all'ente ed esterno (consulenti)
Collaborazioni: 

 

Non sono state attivate collaborazioni. 

Principali output realizzati dall'esperienza: 

 

Formazione di circa 1000 funzionari appartenenti alle 9 amministrazioni coinvolte, attraverso:

  • 9 giornate di formazione in presenza
  • formazione online
  • 8 videolezioni

Prodotti sviluppati parte del Kit di riuso:

  • Template documenti e procedure amministrative da attivare (es. esemplificazione di accordo individuale tra PA e lavoratore, disciplina interna adottata dalle amministrazioni);
  • Manuale e cruscotto per il monitoraggio (contenente criteri quantitativi e qualitativi per il monitoraggio della sperimentazione di smart working);
  • Esempi di piani di comunicazione e materiali divulgativi, indicanti le possibili modalità e strumenti per realizzarli;
  • Linee guida per la riprogettazione degli spazi fisici per gli enti pubblici (esempi di worksetting, allestimenti di spazi di lavoro);
  • Percorso formativo on line per dirigenti, smart worker e leading group, in formato standard SCORM (installabile direttamente sulla propria piattaforma);
  • Linee guida e materiali standard per la comunicazione di un progetto di smart working all’interno e all’esterno della Amministrazione;
  • Roadmap per gli sviluppi tecnologici (suggerimenti e consigli per l’adeguamento tecnologico).
Risultati attesi: 

   

  • Sviluppo materiali del Kit di riuso
  • Avvio della sperimentazione smartworking nelle PA partner
Risultati raggiunti: 

 

  • Elaborazione del Kit di riuso
  • Sperimentazione dello smartworking nelle amminstrazioni partner
  • Creazione di una community trasversale tra le PA partner del progetto
Punti di forza: 

   

  • Erogazione della formazione sullo smart working a dirigenti e funzionari delle amministrazioni partner durante il progetto. Ciò ha permesso di far ‘crescere’ le amministrazioni che avrebbero dovuto avviare i progetti di smart working, preparando un contesto favorevole al cambiamento.
  • Completa riusabilità di tutti i materiali del progetto
  • Elaborazione di un framework di evoluzione hardware e software suddiviso in tre livelli di implementazione – Must (livello minimo), Should (livello auspicabile), Could (livello massimo di efficacia) – in modo da permettere ai riusanti diversi gradi di attuazione.
  • Accordo su una roadmap per l’attuazione dello smart working, che, insieme all’effetto di sensibilizzazione della formazione, ha assicurato l’effettivo avvio del lavoro agile nelle amministrazioni partecipanti.
  • Creazione di team trasversali interamministrativi sui diversi temi di approfondimento dello smart working. Ciò ha permesso di confrontare sullo stesso tema esperti e funzionari di amministrazioni diverse, in modo da standardizzare procedure, far emergere le principali criticità, e migliorare le soluzioni proposte anche in un’ottica di flessibilità di attuazione rispetto a diversi contesti target.
  • Elaborazione di materiali standard in grado di tagliare notevolmente i tempi di avvio di un progetto di smart working.
Principali criticità: 

   

  • Necessità di migliorare le relazioni tra le amministrazioni non incluse tra i partner di progetto, in particolare sviluppando l’interlocuzione con il livello nazionale;
  • Necessità di costruire e sostenere una community dei riusanti in grado di supportare le amministrazioni che si trovano ad utilizzare il kit.
Lezioni: 

   

  • Necessità di attivare una community e sostenerla attraverso strumenti dedicati, come ad esempio la costituzione di gruppi di lavoro trasversali.
  • Importanza di mettere insieme le competenze di amministrazioni diverse, così da costruire un prodotto ad elevato livello di adattabilità
  • Partire già in corso di progetto con una microsperimentazione che testi i prodotti già elaborati, in modo da riorientare il lavoro e migliorare l’efficacia dei prodotti definitivi.
Trasferibilità: 

 

Tutti i prodotti dell’esperienza contenuti nel Kit di Riuso sono trasferibili ad altra amministrazione e disponibili sul sito di progetto.

Al fine di aumentare la trasferibilità è disponibile un framework di evoluzione hardware e software suddiviso in tre livelli di implementazione: Must (livello minimo), Should (livello auspicabile), Could (livello massimo di efficacia).

Supporto: 
  • Testimonial/relatore nell’ambito di seminari o laboratori per scambio di esperienze
Modalità di scambio attivabili
Seminari e Laboratori
Per ottenere maggiori informazioni sulle modalità di trasferimento di questa esperienza o per essere messi in contatto con i referenti

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