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Semplificare la Conferenza di Servizi
La conferenza di servizi dopo il D.Lgs. 127/2016. Un’esperienza di dialogo tra SUEAP ed enti terzi
L’esperienza ha permesso di testare e diffondere corrette modalità operative per l’attuazione degli interventi di semplificazione introdotti con D.Lgs. 127/2016 in tema di Conferenza di Servizi (CdS).
Realizzata dal Comune di Prato nell’ambito del Progetto RiformAttiva, l’esperienza aveva i seguenti obiettivi:
- stabilire modalità e tempi dei rapporti intercorrenti con gli enti terzi coinvolti nel procedimento amministrativo, per creare raccordo tra il procedimento principale SUAP/SUE e la CdS;
- definire documento operativo condiviso per l’individuazione di iter e modalità di gestione dei singoli procedimenti;
- stabilire i casi in cui occorre l’indizione della CdS, definendo il numero minimo di enti coinvolti oltre l’amministrazione procedente
- definire i casi nei quali occorre lo svolgimento della CdS sincrona (in modalità simultanea), direttamente per la complessità del procedimento oppure a seguito del fallimento della CdS asincrona (in modalità semplificata).
Con il supporto di Formez PA, il progetto si è sviluppato in un confronto costante con gli enti terzi – in particolare con il coinvolgimento di Regione Toscana – e con i SUAP degli altri Comuni del territorio provinciale, conseguendo i seguenti risultati:
- individuazione e sperimentazione della piattaforma informatica per l’indizione e lo svolgimento della CdS, piattaforma messa a punto da Regione Toscana
- sviluppo di una proficua sinergia tra amministrazione procedente ed enti terzi
- ampliamento della conoscenza della normativa e degli schemi procedimentali da parte degli addetti
- definizione di documenti finali tecnico-operativi, tra cui schema d’accordo tra Comune di Prato ed enti terzi.
Esperienze
Motivazione e obiettivi:
Le motivazioni del progetto sono riconducibili:
- alla necessità di superare vecchi schemi procedurali all’interno dell’amministrazione procedente e degli enti terzi;
- all’esigenza di creare consapevolezza negli addetti ai lavori sull’entità della riforma e del suo impatto nella gestione della CdS, per il rispetto dei termini, la formazione del silenzio-assenso e la corretta formulazione delle determinazioni conclusive della CdS;
- al bisogno di individuare nuove risorse informatiche che consentissero lo sviluppo di un tavolo virtuale di lavoro per la gestione della conferenza asincrona.
Gli obiettivi perseguiti:
- individuare e sperimentare una piattaforma informatica per l’indizione e lo svolgimento della CdS
- sviluppare una sinergia tra amministrazione procedente e gli enti terzi
- conseguire una diffusa conoscenza della normativa e degli schemi procedimentali da parte degli addetti
- definire documenti tecnico-operativi conclusivi, tra cui uno schema d’accordo tra Comune di Prato ed enti terzi.
Attività:
Come da cronoprogramma, sono state svolte le seguenti attività:
- individuazione di regimi di ulteriore semplificazione rispetto al D.Lgs. 222/2016, come ad esempio individuando in modo uniforme per tutti i Comuni della provincia alcune attività in SCIA invece che in autorizzazione
- individuazione degli iter per la gestione degli endoprocedimenti nei quali partecipano Questura e CCIIA, in particolare per quelle attività che prima non coinvolgevano il SUAP in conferenza di servizi.
- accompagnamento on the job con il coinvolgimento delle amministrazioni del territorio
- definizione di documenti operativi per la gestione dei procedimenti
- analisi e revisione della modulistica per la comunicazione agli enti terzi e l’indizione della CdS
- partecipazione alla redazione dei documenti conclusivi tecnico-operativi.
Destinatari:
Sono destinatari del progetto le amministrazioni coinvolte nella gestione della CdS, sia come procedente che come enti terzi.
Modalità di selezione e attuazione dell’esperienza progettuale:
- Altro
Convenzione
Soggetti coinvolti per l’elaborazione e la realizzazione:
Amministrazione procedente:
- Comune di Prato, Servizio Governo del territorio
Enti terzi:
- Regione Toscana
- Prefettura di Prato
- Questura di Prato
- Soprintendenza Archeologia, Belle arti e Paesaggio di Firenze, Pistoia e Prato
- Comando Provinciale dei Vigili dei Fuoco di Prato
- Camera di Commercio di Prato
- Agenzia dei Monopoli di Firenze
- Azienda U.S.L. Toscana Centro
- ARPA per la Toscana
Altri SUAP coinvolti:
- Comune di Carmignano
- Comune di Montemurlo
- Comune di Poggio a Caiano
- Unione dei Comuni Val di Bisenzio
Gruppo di lavoro:
Sì
Personale interno appartenente a più unità organizzative (Servizio Governo del Territorio e Centro Elaborazione Dati), personale di altri enti (esperti giuridici e tecnici informatici di Regione Toscana) e personale esterno (Formez PA).
Collaborazioni:
Non sono state attivate collaborazioni.
Risultati
Principali output realizzati dall’esperienza:
Nell’ambito del progetto sono stati realizzati, con il supporto di Formez PA e di Regione Toscana, n. 3 documenti tecnico-operativi relativi a:
- documento sulle procedure di controllo delle SCIA
- documento per la gestione delle CdS
- scheda di accordo tra Comune di Prato ed enti terzi.
È stato individuato in quello proposto da Regione Toscana il software per la gestione informatica della CdS.
Risultati attesi:
- individuare e sperimentare una piattaforma informatica come strumento per creare il tavolo di lavoro virtuale per la gestione informtica della cds
- sviluppare una sinergia tra l’amministrazione procedente e gli enti terzi
- con il supporto degli esperti che hanno accompagnato il Comune nella realizzazione del progetto, chiarire i dubbi interpretativi insorti, a partire dal numero minimo di enti coinvolti, oltre l’amministrazione procedente, necessario per l’indizione della CdS
- conseguire una diffusa conoscenza della normativa e degli schemi procedimentali da parte degli addetti
- definire documenti tecnico-operativi e uno schema di accordo tra Comune di Prato ed enti terzi.
Risultati raggiunti:
- individuata e sperimentata la piattaforma informatica sviluppata ad hoc da Regione Toscana come strumento per creare il tavolo di lavoro virtuale a cui tutti gli attori possano rapportarsi e dove ciascuno possa depositare il proprio parere, reciprocamente visibile
- sviluppata una proficua sinergia tra amministrazione procedente e enti terzi, che hanno partecipato attivamente agli approfondimenti, contribuito all’implementazione e al miglioramento della piattaforma e alla definizione di uno schema di accordo formale per la gestione dei procedimenti SUAP/SUE
- il lavoro degli esperti che hanno accompagnato il Comune nella realizzazione del progetto ha chiarito i dubbi interpretativi che erano insorti, a partire dal numero minimo di enti coinvolti (due!), oltre l’amministrazione procedente, necessario per l’indizione della CdS
- conseguita una diffusa conoscenza della normativa e degli schemi procedimentali da parte degli addetti
- definiti due documenti finali tecnico-operativi (uno sulle procedure di controllo delle SCIA, l’altro per la gestione delle conferenze di servizi) e uno schema di accordo tra Comune di Prato ed enti terzi, tutti presentati e consegnati agli enti terzi e ai SUAP della Provincia.
Punti di forza:
- opportunità del contatto e del confronto con esperti della materia, contigui alle fonti normative della riforma, in grado di offrire consulenza specialistica, risposta qualificata ai quesiti e valido accompagnamento on the job, in particolare per il coinvolgimento degli enti terzi e il raggiungimento della sinergia con essi
- opportunità favorevoli sono state offerte dal progetto anche agli enti terzi. Essi, nel prendere consapevolezza del proprio ruolo, degli strumenti disponibili e/o mancanti e degli eventuali necessari adeguamenti, hanno potuto percepire gli indubbi vantaggi di una volontaria adesione ad un protocollo d’intesa che evidenzi i compiti di ciascuno
- sono stati superati vecchi schemi procedurali e metodologie sclerotizzate, a favore di un processo sinergico da cui consegua nell’effettiva operatività la ratio della riforma
Più in generale, grazie al supporto di Formez PA, il progetto si è sviluppato in un confronto costante con gli enti terzi, Regione Toscana e i SUAP degli altri Comuni del territorio provinciale. Il coinvolgimento di questi soggetti, insieme all’accompagnamento e al confronto costante durante la sperimentazione, hanno permesso la creazione e il consolidamento di una rete e il riconoscimento del ruolo di regia del SUAP.
Principali criticità:
- deficit di consapevolezza degli addetti dell’amministrazione procedente e degli enti terzi sull’entità della riforma e sul suo impatto sulla gestione procedimentale della CdS; questo soprattutto in relazione alle esigenze di chiarezza dei pareri, che risultavano spesso interlocutori invece di chiarire l’assenso, il dissenso o l’assenso condizionato.
- deficit di risorse informatiche per la gestione della CdS asincrona e di un tavolo di lavoro virtuale, risolte con l’individuazione e sperimentazione della piattaforma regionale.
- rapporto tra enti partecipanti al progetto e i relativi enti statali di riferimento. In alcuni casi, infatti, le modalità di azione dell’ente partecipante necessitano di un’approvazione da parte dell’ente di appartenenza (ad esempio, nel caso di Prefettura e Ministero dell’Interno). Sarebbe stato più efficace risolvere queste fattispecie all’inizio della progettazione dello schema di accordo.
Elementi utili al trasferimento dell’esperienza
Lezioni:
- necessità di individuare una metodologia di lavoro che coinvolga fin dall’inizio tutti gli attori coinvolti nel procedimento
- far tesoro degli approfondimenti normativi già consolidati sul tema della semplificazione amministrativa
- fare squadra e riconoscersi come membri di una rete
- evitare ogni appesantimento burocratico, anche in ragione della scarsità di personale, valorizzando le risorse informatiche, definendo in modo chiaro ruoli e responsabilità e puntando sulla chiarezza di documenti e pareri
Trasferibilità:
Gli elementi di maggiore trasferibilità sono il metodo di lavoro assunto – attraverso il coinvolgimento costante degli enti partecipanti – e i documenti tecnico-operativi prodotti.
Supporto:
- Testimonial/relatore nell’ambito di seminari o laboratori per scambio di esperienze
Allegati
Materiali didattici e/o presentazioni:
La conferenza di servizi dopo il D.Lgs 2016 – Un’esperienza di dialogo tra SUEAP e enti terzi