Accesso civico semplice e generalizzato
Realizzata nell’ambito del Progetto RiformAttiva, l’esperienza propone un modello organizzativo per l’efficace gestione, in un Ente di medie dimensioni (tra i 100 e i 500 dipendenti), di tutte le tipologie di accesso ed in particolare di quello civico (semplice e generalizzato) che, per la sua estensione e caratteristiche, è destinato ad incidere maggiormente su diversi profili organizzativi e gestionali dell’Ente (gestione informatica dei flussi informativi e documentali; gestione del protocollo informatico; organizzazione degli uffici; misure di tutela della privacy).
L’adozione di un modello orientato alla centralizzazione e alla specializzazione facilita, da un lato, l’Amministrazione nel fornire risposte rapide ed esaustive alle istanze di accesso e, dall’altro, le consente di orientare i cittadini all’utilizzo più appropriato ed agevole dello strumento conoscitivo rappresentato dal diritto di accesso civico.
Nel corso dell’esperienza sono state realizzate attività formative, revisione e semplificazione della modulistica, pubblicazione del registro degli accessi, elaborazione di misure organizzative e gestionali.
Esperienze
L’esperienza progettuale è stata finalizzata al raggiungimento dei seguenti obiettivi:
- definizione di un assetto organizzativo per la gestione coordinata delle diverse istanze di accesso civico;
- attività informativa e formativa rivolta ai dipendenti e ad utenti esterni;
- revisione e semplificazione della modulistica per la presentazione delle domande di accesso civico semplice e generalizzato;
- predisposizione di un Registro degli accessi che permetta una gestione efficiente delle richieste di accesso ricevute, che agevoli l’esercizio del diritto di accesso civico generalizzato da parte dei cittadini e che permetta il monitoraggio dell’attuazione della disciplina in materia;
- elaborazione di un Regolamento che definisca misure organizzative e gestionali.
- Sottoscrizione del Protocollo di Intesa tra la Presidenza del Consiglio dei Ministri – Ministro per la Semplificazione e la Pubblica Amministrazione e la Provincia di Pesaro e Urbino (10/08/2017).
- Definizione assetto organizzativo: costituzione del Gruppo di Lavoro interdisciplinare.
- Attività formativa rivolta ai dipendenti.
- Revisione e semplificazione della modulistica.
- Pubblicazione del Registro degli accessi.
- Elaborazione di misure organizzative e gestionali (predisposizione del Regolamento contenente misure organizzative per la gestione delle richieste di accesso civico – semplice e generalizzato – e documentale).
- Dipendenti dell’Amministrazione Provinciale ed in particolare i soggetti coinvolti nel Gruppo di lavoro e negli Uffici responsabili dei procedimenti di accesso documentale e di supporto nella gestione delle istanze di accesso civico;
- Cittadini ai quali, grazie all’adozione di misure organizzative e gestionali, l’Amministrazione sarà in grado di fornire risposte più rapide ed esaustive;
- Altri Enti coinvolti nel progetto, sia nella prima fase che in quelle successive, con i quali l’esperienza verrà condivisa;
- Comuni del territorio provinciale, in particolare quelli di piccole dimensioni, ai quali, in una fase successiva, potrà essere fornito un servizio di supporto giuridico.
- Altro
La Provincia di Pesaro e Urbino ha privilegiato un approccio interdisciplinare.
Il Gruppo di Lavoro appositamente costituito è composto da professionalità dell’Ente inquadrate nei settori giuridico-amministrativo, archivistico, informatico, e ambientale e ha coinvolto le seguenti strutture:
- Servizio 3 “Amministrativo – Ambiente – Trasporto privato” – Referente del progetto;
- Ufficio 3.1.1 “Affari giuridici – Procedimenti disciplinari – Accesso civico – Protezione dei dati personali – Gestione sinistri” – Supporto giuridico-amministrativo per la definizione del Regolamento e della modulistica;
- Ufficio 3.0.1 “Protocollo generale – Gestione flussi documentali” – Supporto alla definizione e realizzazione di un Registro degli accessi;
- P.O. 5.1 “Sistemi informativi territoriali e provinciale – Centro servizi territoriale e rete telematica provinciale – Statistica” – Supporto alla definizione e realizzazione di un Registro degli accessi;
- Ufficio 3.4.1 “Autorizzazioni emissioni in atmosfera” – Supporto alla definizione e realizzazione di un Registro degli accessi.
Sì
- Personale interno all’ente/agli enti appartenente a più unità organizzative
L’esperienza non ha previsto l’attivazione di collaborazioni con altre amministrazioni o stakeholder del territorio provinciale durante la realizzazione del Progetto.
È stato sempre mantenuto un confronto con le altre Amministrazioni Pubbliche coinvolte nel Progetto.
Formez PA ha, inoltre, sempre supportato l’Ente sia nella fase formativa che nella ricerca delle migliori soluzioni organizzative, gestionali e regolamentari.
Risultati
- Modulistica aggiornata per la presentazione delle istanze di accesso civico semplice e generalizzato;
- Predisposizione e pubblicazione del Registro degli accessi;
- Predisposizione di un Regolamento contenente misure organizzative per la gestione delle richieste di accesso civico (semplice e generalizzato) e documentale.
- Specializzare la struttura responsabile della gestione dei procedimenti di accesso civico e migliorare le competenze degli Uffici preposti alla gestione dei procedimenti di accesso documentale (L. 241/1990);
- Monitorare l’andamento delle richieste di accesso e la trattazione delle stesse;
- Semplificare la gestione delle richieste, delle connesse attività istruttorie e della modalità di invio delle informazioni;
- Favorire la correttezza del procedimento e dell’attività di valutazione delle istanze;
- Favorire la completezza delle informazioni fornite e la pubblicazione proattiva.
- Costituzione di un Ufficio unico per l’istruttoria e la definizione dei procedimenti di accesso civico e decentramento dell’accesso documentale/procedimentale
Miglioramento delle competenze degli Uffici preposti alla gestione dei procedimenti di accesso documentale e specializzazione della struttura deputata alla gestione dei procedimenti di accesso civico anche attraverso attività formativa conclusasi con un questionario con domande a risposta multipla. - Istituzione del Registro degli accessi
Monitoraggio dell’andamento delle richieste di accesso e della trattazione delle stesse (nel Registro degli accessi predisposto e pubblicato dalla Provincia di Pesaro e Urbino sono inseriti tutti i dati previsti dal punto 4) dell’Allegato 3 della Circolare n. 2 del Dipartimento della Funzione Pubblica). - Semplificazione e razionalizzazione dei procedimenti
Semplificazione della gestione delle richieste, delle connesse attività istruttorie e delle modalità di invio delle informazioni (è stata utilizzata la modulistica pubblicata sul sito istituzionale dell’Ente, la maggior parte delle istanze sono state evase nel termine di legge di 30 giorni, la maggior parte dei documenti è stata rilasciata in formato elettronico, non sono però, nella fase iniziale, state inviate ai cittadini conferme di avvenuta ricezione delle domande). - Favorire la completezza delle informazioni fornite e la pubblicazione proattiva
Per alcune istanze di accesso civico generalizzato l’Ente ha deciso di procedere con la pubblicazione proattiva delle informazioni richieste.
- La costituzione di un Gruppo di lavoro interdisciplinare (giuridico-amministrativo, archivistico, informatico, ambientale) ha sicuramente contribuito al funzionamento dell’esperienza progettuale;
- Un elemento di novità introdotto dalla Provincia di Pesaro e Urbino è rappresentato dall’istituzione di un ufficio unico responsabile per l’accesso civico e dall’individuazione di strutture decentrate a supporto con referenti appositamente formati. Il vantaggio del modello è di consentire una specializzazione nella gestione delle istanze e la garanzia dell’omogeneità delle risposte a fronte di richieste analoghe.
- Difficoltà nella responsabilizzazione dei referenti per i procedimenti di accesso civico;
- Difficoltà nel raccordare, a livello regolamentare, la disciplina dell’accesso civico e dell’accesso documentale, specie riguardo all’armonizzazione dei due strumenti;
- Difficoltà, in alcuni casi, nella gestione dei procedimenti di accesso civico da parte dell’Ufficio unico, nell’individuazione dell’Ufficio che detiene i dati e/o le informazioni richieste.
Elementi utili al trasferimento dell’esperienza
Si sono rivelate essenziali le azioni formative messe in atto e le misure organizzative realizzate che hanno permesso una maggiore diffusione della cultura della trasparenza tra i dipendenti dell’Amministrazione provinciale. In particolare, la Giornata della Trasparenza organizzata con Formez PA nel 2018 ha consentito la diffusione dell’esperienza e della cultura dell’accesso civico a tutti i cittadini, stakeholder e dipendenti.
- Modello organizzativo adottato dall’Ente che ha permesso la specializzazione di strutture ed uffici deputati alla gestione delle varie tipologie di accesso;
- Costituzione di un Gruppo di Lavoro interdisciplinare con professionalità inquadrate in diversi settori (giuridico-amministrativo, archivistico, informatico, ambientale);
- Predisposizione di un Regolamento che disciplina in modo organico le varie tipologie di accesso.
- Testimonial/relatore nell’ambito di seminari o laboratori per scambio di esperienze