Accesso Civico Generalizzato
La gestione decentrata dell’accesso civico generalizzato
Nell’ambito del Progetto RiformAttiva – area “Trasparenza e Accesso Civico, FOIA“, il Comune di Udine ha sviluppato l’analisi e la riprogettazione dell’intero procedimento di accesso civico, che è stato impostato optando per una gestione decentrata delle istanze.
In riferimento alla riprogettazione del procedimento, sono state realizzate le seguenti attività:
- è stata rivista la modulistica per le richieste di accesso;
- sono state emanate specifiche disposizioni organizzative interne, che sono state oggetto di formazione rivolta a tutti i dirigenti e dipendenti degli uffici chiamati a gestire le richieste di accesso rivolte ai diversi servizi;
- è stato creato e messo in funzione un servizio di help desk a supporto di tutti gli uffici attraverso l’ufficio URP del Comune;
- è stato infine realizzato un registro degli accessi informatico.
Nel corso del 2019 il Comune di Udine ha organizzato un convegno dedicato alla trasparenza e all’accesso civico, rivolto a dipendenti, cittadini e stakeholder, in cui si è fatto il punto sui risultati a un anno dall’applicazione delle nuove disposizioni organizzative relative alla gestione delle istanze di accesso civico.
Esperienze
L’introduzione del nuovo accesso civico generalizzato, che innesta dinamiche diverse dal consolidato iter del procedimento di accesso agli atti ex. L.241/1990, ha imposto un’attenta riflessione organizzativa, con lo scopo di identificare le più efficienti modalità di gestione delle richieste, nell’ottica della celerità e della correttezza procedimentali.
Nell’ambito dell’esperienza, l’Amministrazione udinese ha anche inteso focalizzare l’attenzione sulle più corrette modalità di contemperare l’accesso civico generalizzato con i diritti dei controinteressati e con la tutela della privacy in generale, al fine di effettuare un corretto bilanciamento degli interessi coinvolti.
Per raggiungere standard ottimali di erogazione del servizio, ha inoltre ritenuto necessario regolamentare i rapporti tra i dirigenti responsabili degli uffici detentori dei dati/documenti richiesti e l’Ufficio URP e formare in maniera approfondita tutti gli uffici comunali.
- Attività 1: Analisi del processo organizzativo esistente sotteso al rilascio dei dati/documenti oggetto di accesso civico generalizzato.
Strumenti/metodologie impiegati: Incontri e tavoli di lavoro.
Output: Mappatura del processo. - Attività 2: Diagnosi organizzativa.
Strumenti/metodologie impiegati: Incontri e tavoli di lavoro, anche con coinvolgimento degli esperti di Formez PA.
Output: identificazione di punti di forza e debolezza del sistema, criticità e aree di miglioramento. - Attività 3: Analisi e coordinamento di quanto previsto dalla normativa in materia di accesso civico generalizzato ed in materia di tutela dei dati personali e di privacy.
Strumenti/metodologie impiegati: Incontri e tavoli di lavoro anche con coinvolgimento degli esperti di Formez PA.
Output: analisi e comparazione delle normative e approfondimento delle tipologie di limiti all’accesso. - Attività 4: Ridisegno fasi del procedimento di accesso civico generalizzato (revisione procedure).
Strumenti/metodologie impiegati: Incontri e tavoli di lavoro anche con coinvolgimento degli esperti del Progetto RiformAttiva.
Output: check list dei passaggi/adempimenti necessari al fine di evadere una richiesta di accesso generalizzato; approvazione giuntale dell’atto organizzativo “Gestione organizzativa delle istanze di accesso civico generalizzato nel Comune di Udine e delle eventuali richieste di riesame”; circolare esplicativa per l’URP e gli Uffici detentori dei documenti/dati oggetto della richiesta di accesso. - Attività 5: Progettazione e sviluppo del registro elettronico.
Strumenti/metodologie impiegati: Incontri e tavoli di lavoro.
Output: sviluppo del software di registro elettronico (sviluppato all’interno dell’ente); sperimentazione e messa in servizio del software. - Attività 6: Condivisione delle nuove disposizioni organizzative con i dirigenti e gli uffici detentori dei documenti/dati oggetto della richiesta di accesso.
Strumenti/metodologie impiegati: Conferenza di dirigenti, circolare esplicativa sull’utilizzo del registro elettronico, giornata formativa per i dipendenti con intervento di consulente di FormzePA.
Output: Invio circolare; incontri; formazione. - Attività 7: Comunicazione a dipendenti, cittadini e stakeholder.
Strumenti/metodologie impiegati: illustrazione delle caratteristiche e modalità della nuova tipologia di accesso.
Output: convegno rivolto a dipendenti, cittadini, stakeholder.
Dipendenti, cittadini, stakeholder.
- Altro
Gruppo di lavoro interno, personale interno, consulenti Formez PA.
Sì
- Personale interno all’ente/agli enti appartenente a più unità organizzative
Non ci sono state collaborazioni esterne.
Risultati
- Revisione delle procedure e disposizioni organizzative per i procedimenti di accesso civico;
- Creazione del registro elettronico dell’accesso;
- Formazione e informazione a dipendenti, cittadini, stakeholder.
- Identificazione del processo organizzativo interno più idoneo per l’evasione di una richiesta di accesso civico e aggiornamento delle disposizioni organizzative in materia;
- Miglioramento delle competenze professionali di dirigenti e personale;
- Correttezza del procedimento e dell’attività di valutazione delle istanze, anche in relazione al bilanciamento tra trasparenza e privacy;
- Monitoraggio delle richieste di accesso e della loro trattazione.
- Aggiornamento e revisione delle disposizioni organizzative in materia di accesso civico;
- Avvio dell’attività di help desk agli uffici detentori dei dati/documenti da parte dell’ufficio URP;
- Avvio dell’attività decentrata di valutazione delle istanze;
- Registro accessi informatico.
- Procedimento di Accesso Civico allineato alla normativa vigente e strutturato sulla specifica realtà del Comune di Udine;
- Registro degli accessi informatico sviluppato internamente, quindi modellato sulla specificità dell’ente, con possibilità di aggiornamenti e modifiche tempestive in caso di mutate esigenze dell’ente e/o di successivi interventi normativi;
- Professionalità del supporto fornito dai consulenti di Formez PA.
Non sono state rilevate particolari criticità.
Elementi utili al trasferimento dell’esperienza
Si ritiene fondamentale per il successo del progetto il commitment e la competenza tecnica del gruppo di lavoro interno e dei consulenti di progetto, oltre che naturalmente l’avallo da parte degli amministratori.
È inoltre indispensabile, per una gestione ottimale del procedimento, un’attiva collaborazione tra i diversi uffici. Il registro informatico degli accessi agevola questa collaborazione contribuendo anche al rispetto dei tempi.
Riuso informativo dei prodotti da parte di altri enti locali.