Trasparenza e Accesso Civico

Esperienza pubblicata il: 14/04/2020
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Realizzata dalla Provincia di Modena nell’ambito del Progetto RiformAttiva, l’esperienza si è concentrata sull’area progettuale: “Trasparenza e Accesso Civico”, FOIA (D.Lgs. 33/2013, come modificato dal D.Lgs. 97/2016).

Quale risultato dell’esperienza, con Atto del Presidente n. 48 del 30 marzo 2018, sono state adottate le “Disposizioni organizzative interne sull'accesso civico”, elaborate in collaborazione tra l’ufficio di staff della Provincia e il Formez PA. Il lavoro di elaborazione delle Disposizioni organizzative ha comportato:

  • l’aggiornamento della modulistica per la gestione del procedimento;
  • il monitoraggio sulla tempistica di risposta all’utenza curato dall’URP dell’ente;
  • il controllo della completezza dei dati presenti nel registro accessi cosi come richiesto dalla Circolare della Funzione Pubblica 2/2017;
  • l’analisi delle materie oggetto del maggior numero di istanze da parte dei cittadini e la pubblicazione proattiva di risposte, così da soddisfare preventivamente le esigenze più frequenti;
  • la definizione della quantità di lavoro (ore/uomo) oltre il quale l’istanza può considerarsi massiva creando pregiudizio alla corretta funzionalità dell’ente.

Nell’ambito dell’esperienza, la Provincia di Modena ha organizzato, in accordo con il Dipartimento della Funzione Pubblica e Formez PA, un convegno dal titolo "Trasparenza e Accesso Civico Generalizzato, l’accesso FOIA - Un’opportunità per le Pubbliche Amministrazioni". Sono stati inoltre realizzati due seminari formativi, uno per i dipendenti della Provincia, l’altro per quelli dei Comuni, quest’ultimo partecipato da circa un centinaio di dipendenti comunali.

L’esperienza è già stata oggetto di monitoraggio, rilevando buoni risultati ad esempio per quanto riguarda la correttezza dell’inserimento dati nel registro accessi, le tempistiche di risposta e il tasso di accoglimento delle istanze (cfr. Risultati raggiunti). Infine, il lavoro svolto ha contribuito all’avvio di una rete tra Provincia di Modena, Comune di Modena e Unioni Comunali del territorio provinciale, finalizzata al supporto ai Responsabili della Trasparenza e della Prevenzione della Corruzione del territorio provinciale (cfr. Punti di forza).

Motivazione e obiettivi: 

 

La centralità del tema dell’accesso civico deriva dalle normative di riordino istituzionale "Legge 56/2014, cd. Legge Del Rio" ed è coerente con il Protocollo UPI-ANAC dell'aprile 2017. In base a tale Protocollo la Provincia si impegna nell’azione di coordinamento degli Enti Locali e di monitoraggio delle attività in materia di prevenzione della corruzione, della trasparenza e accesso civico, al fine di mettere a disposizione dell’ANAC le esperienze maturate nel territorio provinciale e costituire un utile supporto conoscitivo per lo svolgimento delle competenze istituzionali dell’Autorità stessa.

Attività: 

   

  • Analisi e studio delle criticità presenti nelle attuali disposizioni organizzative sull'accesso civico;
  • Comunicazione e confronto con il gruppo interno che si occupa di trasparenza;
  • Comunicazione e confronto con i dirigenti dell'ente;
  • Elaborazione della proposta di aggiornamento delle Disposizioni organizzative sull'accesso civico e conseguente atto di approvazione formale;
  • Formazione ai dipendenti coinvolti nel processo e ai Comuni;
  • Strumenti informativi rivolti ai cittadini.
Destinatari: 

 

Dipendenti della Provincia e dei Comuni del territorio.

Modalità di selezione e attuazione dell’esperienza progettuale: 
  • Altro
Convenzione
Soggetti coinvolti per l'elaborazione e la realizzazione: 

   

  • Segretario generale della Provincia di Modena
  • Dirigente e funzionario del Servizio affari generali
  • Formez PA
  • Dipartimento della Funzione Pubblica
Gruppo di lavoro: 
Composizione gruppo di lavoro: 
  • Personale interno all'ente ed esterno (consulenti)
Collaborazioni: 

 

Non sono state attivate collaborazioni.

Principali output realizzati dall'esperienza: 

   

  • Aggiornamento delle disposizioni organizzative approvato con Atto del Presidente n. 48 del 30 marzo 2018;
  • Seminario organizzato dal Segretario Generale il 16 aprile 2018 rivolto a 32 dipendenti tra dirigenti, posizioni organizzative e funzionari con il 90% di risposte corrette nel questionario di valutazione;
  • Seminario organizzato con Formez PA e Dipartimento della Funzione Pubblica il 21 maggio 2018 alla presenza di un centinaio di dipendenti comunali;
  • Realizzazione di: 1 brochure, 1 pagina internet, 1 comunicato stampa.
Risultati attesi: 

   

  • Aggiornamento e revisione delle disposizioni organizzative in materia di Accesso civico;
  • Miglioramento delle competenze professionali del personale interessato all'applicazione dell'istituto a mezzo di un corso di formazione con verifica finale;
  • Miglioramento dell'informazione verso l'esterno dell'istituto dell'Accesso civico;
  • Monitoraggio delle richieste di accesso e della loro trattazione;
  • Semplificazione delle modalità di proposizione delle istanze da parte dei cittadini;
  • Semplificazione dell'attività di istruttoria e di risposta al cittadino da parte dell'amministrazione;
  • Correttezza del procedimento e dell'attività di valutazione delle istanze.
Risultati raggiunti: 

   

  • I dati sono inseriti nel registro accessi correttamente nel 100% dei casi;
  • Utilizzo da parte del cittadino della modulistica pubblicata sul sito dell’amministrazione;
  • 90% di istanze evase entro il termine di 30 giorni;
  • Tasso di accoglimento delle istanze del 66,6%.
Punti di forza: 

   

  • Professionalità e disponibilità dei colleghi di Formez PA e del Dipartimento della Funzione Pubblica che hanno contribuito a sviluppare le competenze dei funzionari che si occupano di trasparenza e accesso civico;
  • Con Atto del Presidente della Provincia n. 216 del 18 dicembre 2019, è stata costituita presso la Provincia di Modena – Ufficio di supporto al RPCT una cabina di regia a supporto dei vari Responsabili della Trasparenza e della Prevenzione della Corruzione partecipata da funzionari delle unioni comunali del territorio allo scopo di pervenire ad una condivisione comune di procedure, modulistiche, e orientamenti giurisprudenziali.
Principali criticità: 

 

Non sono state rilevate criticità.

Lezioni: 

 

Definire correttamente un piano di lavoro che comprenda il cronoprogramma, gli output, i risultati attesi e gli indicatori in modo da assicurare una gestione efficace dell'esperienza. 

Trasferibilità: 

 

I materiali realizzati sono trasferibili a Province e Comuni. In particolare, sono trasferibili le Disposizioni organizzative, le brochure informative e i contenuti e le slide dei seminari di formazione.

Supporto: 
  • Testimonial/relatore nell’ambito di seminari o laboratori per scambio di esperienze
Modalità di scambio attivabili
Seminari e Laboratori
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