Accesso Civico Generalizzato
Esperienza pubblicata il: 24/04/2020
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La gestione decentrata dell’accesso civico generalizzato

 

Nell’ambito del Progetto RiformAttiva - area “Trasparenza e Accesso Civico, FOIA", il Comune di Udine ha sviluppato l’analisi e la riprogettazione dell’intero procedimento di accesso civico, che è stato impostato optando per una gestione decentrata delle istanze.

In riferimento alla riprogettazione del procedimento, sono state realizzate le seguenti attività:

  • è stata rivista la modulistica per le richieste di accesso;
  • sono state emanate specifiche disposizioni organizzative interne, che sono state oggetto di formazione rivolta a tutti i dirigenti e dipendenti degli uffici chiamati a gestire le richieste di accesso rivolte ai diversi servizi;
  • è stato creato e messo in funzione un servizio di help desk a supporto di tutti gli uffici attraverso l'ufficio URP del Comune; 
  • è stato infine realizzato un registro degli accessi informatico.

Nel corso del 2019 il Comune di Udine ha organizzato un convegno dedicato alla trasparenza e all’accesso civico, rivolto a dipendenti, cittadini e stakeholder, in cui si è fatto il punto sui risultati a un anno dall'applicazione delle nuove disposizioni organizzative relative alla gestione delle istanze di accesso civico.

Motivazione e obiettivi: 

 

L'introduzione del nuovo accesso civico generalizzato, che innesta dinamiche diverse dal consolidato iter del procedimento di accesso agli atti ex. L.241/1990, ha imposto un’attenta riflessione organizzativa, con lo scopo di identificare le più efficienti modalità di gestione delle richieste, nell'ottica della celerità e della correttezza procedimentali.

Nell’ambito dell'esperienza, l'Amministrazione udinese ha anche inteso focalizzare l’attenzione sulle più corrette modalità di contemperare l'accesso civico generalizzato con i diritti dei controinteressati e con la tutela della privacy in generale, al fine di effettuare un corretto bilanciamento degli interessi coinvolti.

Per raggiungere standard ottimali di erogazione del servizio, ha inoltre ritenuto necessario regolamentare i rapporti tra i dirigenti responsabili degli uffici detentori dei dati/documenti richiesti e l'Ufficio URP e formare in maniera approfondita tutti gli uffici comunali.

Attività: 

 

  • Attività 1: Analisi del processo organizzativo esistente sotteso al rilascio dei dati/documenti oggetto di accesso civico generalizzato.
    Strumenti/metodologie impiegati: Incontri e tavoli di lavoro.
    Output: Mappatura del processo.
  • Attività 2: Diagnosi organizzativa.
    Strumenti/metodologie impiegati: Incontri e tavoli di lavoro, anche con coinvolgimento degli esperti di Formez PA.
    Output: identificazione di punti di forza e debolezza del sistema, criticità e aree di miglioramento.
  • Attività 3: Analisi e coordinamento di quanto previsto dalla normativa in materia di accesso civico generalizzato ed in materia di tutela dei dati personali e di privacy.
    Strumenti/metodologie impiegati: Incontri e tavoli di lavoro anche con coinvolgimento degli esperti di Formez PA. 
    Output: analisi e comparazione delle normative e approfondimento delle tipologie di limiti all'accesso.
  • Attività 4: Ridisegno fasi del procedimento di accesso civico generalizzato (revisione procedure).
    Strumenti/metodologie impiegati: Incontri e tavoli di lavoro anche con coinvolgimento degli esperti del Progetto RiformAttiva.
    Output: check list dei passaggi/adempimenti necessari al fine di evadere una richiesta di accesso generalizzato; approvazione giuntale dell'atto organizzativo "Gestione organizzativa delle istanze di accesso civico generalizzato nel Comune di Udine e delle eventuali richieste di riesame"; circolare esplicativa per l'URP e gli Uffici detentori dei documenti/dati oggetto della richiesta di accesso.
  • Attività 5: Progettazione e sviluppo del registro elettronico.
    Strumenti/metodologie impiegati: Incontri e tavoli di lavoro.
    Output: sviluppo del software di registro elettronico (sviluppato all’interno dell’ente); sperimentazione e messa in servizio del software.
  • Attività 6: Condivisione delle nuove disposizioni organizzative con i dirigenti e gli uffici detentori dei documenti/dati oggetto della richiesta di accesso.
    Strumenti/metodologie impiegati: Conferenza di dirigenti, circolare esplicativa sull'utilizzo del registro elettronico, giornata formativa per i dipendenti con intervento di consulente di FormzePA.
    Output: Invio circolare; incontri; formazione.
  • Attività 7: Comunicazione a dipendenti, cittadini e stakeholder.
    Strumenti/metodologie impiegati: illustrazione delle caratteristiche e modalità della nuova tipologia di accesso.
    Output: convegno rivolto a dipendenti, cittadini, stakeholder.
Destinatari: 

 

Dipendenti, cittadini, stakeholder.

Modalità di selezione e attuazione dell’esperienza progettuale: 
  • Altro
Protocollo d’intesa tra Comune e Funzione Pubblica
Soggetti coinvolti per l'elaborazione e la realizzazione: 

 

Gruppo di lavoro interno, personale interno, consulenti Formez PA.

Gruppo di lavoro: 
Composizione gruppo di lavoro: 
  • Personale interno all'ente/agli enti appartenente a più unità organizzative
Collaborazioni: 

 

Non ci sono state collaborazioni esterne.

Principali output realizzati dall'esperienza: 

   

  • Revisione delle procedure e disposizioni organizzative per i procedimenti di accesso civico;
  • Creazione del registro elettronico dell’accesso;
  • Formazione e informazione a dipendenti, cittadini, stakeholder.
Risultati attesi: 

   

  • Identificazione del processo organizzativo interno più idoneo per l'evasione di una richiesta di accesso civico e aggiornamento delle disposizioni organizzative in materia;
  • Miglioramento delle competenze professionali di dirigenti e personale;
  • Correttezza del procedimento e dell'attività di valutazione delle istanze, anche in relazione al bilanciamento tra trasparenza e privacy;
  • Monitoraggio delle richieste di accesso e della loro trattazione.
Risultati raggiunti: 

   

  • Aggiornamento e revisione delle disposizioni organizzative in materia di accesso civico;
  • Avvio dell’attività di help desk agli uffici detentori dei dati/documenti da parte dell’ufficio URP;
  • Avvio dell'attività decentrata di valutazione delle istanze;
  • Registro accessi informatico.
Punti di forza: 

   

  • Procedimento di Accesso Civico allineato alla normativa vigente e strutturato sulla specifica realtà del Comune di Udine;
  • Registro degli accessi informatico sviluppato internamente, quindi modellato sulla specificità dell’ente, con possibilità di aggiornamenti e modifiche tempestive in caso di mutate esigenze dell’ente e/o di successivi interventi normativi;
  • Professionalità del supporto fornito dai consulenti di Formez PA.
Principali criticità: 

   

Non sono state rilevate particolari criticità.

Lezioni: 

 

Si ritiene fondamentale per il successo del progetto il commitment e la competenza tecnica del gruppo di lavoro interno e dei consulenti di progetto, oltre che naturalmente l’avallo da parte degli amministratori.

È inoltre indispensabile, per una gestione ottimale del procedimento, un'attiva collaborazione tra i diversi uffici. Il registro informatico degli accessi agevola questa collaborazione contribuendo anche al rispetto dei tempi.

Trasferibilità: 

 

Riuso informativo dei prodotti da parte di altri enti locali. 

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