L’esperienza di RiformAttiva nell’accompagnamento all’applicazione del FOIA. Esperienze, percorsi e prospettive

Pubblicato il
16 Luglio 2019
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A quasi tre anni dall’entrata in vigore della norma sull’Accesso Civico Generalizzato e della esperienza maturata dagli enti, uno degli aspetti affrontati in questa fase più avanzata dell’intervento complessivo di accompagnamento di RiformAttiva sull’attuazione e gestione dell’Accesso generalizzato (FOIA) riguarda i processi organizzativi interni con cui le amministrazioni si attrezzano o si stanno attrezzando ancora per gestire le richieste FOIA.

Parliamo nello specifico dell’help desk (HD), modalità organizzativa che la circolare 2/2017 del Dipartimento della Funzione Pubblica evidenzia, invitando le amministrazioni a dotarsene per la gestione del FOIA più corretta ed efficace. Soprattutto una struttura, nel tempo, capace di costruire il know how necessario per aiutare uffici competenti e personale coinvolto ad armonizzare le prassi.

Le pratiche riconducibili al FOIA non sono ancora molte e tuttavia, anche e proprio considerando la compresenza delle altre tipologie di accessi e la gestione delle relazioni tra queste (oltre alle note carenze di risorse a fronte di nuovi obblighi normativi a costo zero), l’intervento di accompagnamento si è concretizzato in questi mesi, accanto al supporto formativo, giuridico e di reingegnerizzazione dei processi, su una riflessione approfondita su come organizzare il gruppo di lavoro “help desk”, come deve funzionare, quale missione intestarsi, come diffondere nell’ente le buone pratiche che man mano si istruiscono e consolidano.

L’attività di accompagnamento che RiformAttiva ha messo in campo ad oggi su questo versante è stata incentrata su come l’ente (attraverso Segretario generale e/o RPCT) dovrebbe costituire l’help desk, al fine di renderlo funzionale, snello, efficace e utile agli uffici responsabili dei dati o documenti oggetto delle richieste FOIA. Un passo fondamentale quindi è costituirlo formalmente con un atto interno e renderlo riconoscibile all'interno dell’organizzazione. Perché l’help desk, si suggerisce nella circolare, è un gruppo di lavoro trasversale e non un ufficio.

A partire dalla strumentazione che RiformAttiva ha anche su questo fronte prodotto e condiviso con le amministrazioni coinvolte (una Nota metodologica sull’help desk e un flow chart), si sono svolte, soprattutto negli enti dove il tema era anche oggetto e risultato atteso dei piani di lavoro, specifiche attività/incontri, riflessioni guidate e molto serrate con il personale allo scopo individuato dalle amministrazioni (già formalmente o in via di costituzione) e che hanno seguito il supporto formativo più calibrato sulla norma e la governance interna dei procedimenti foia e le questioni più critiche.

Da queste attività si possono iniziare a trarre alcune prime considerazioni utili.
In generale, sono state occasione per chi ha partecipato (il gruppo di lavoro dell’ente individuato per il progetto in primis insieme al Segretario generale) e di conseguenza per l’amministrazione, per prendere atto più concretamente di cosa fare e come per lavorare meglio e supportare gli uffici competenti e insieme rispondere nella maniera più soddisfacente alle richieste, dando così anche segnali tangibili della attenzione alla domanda di trasparenza che arriva da cittadini e chiunque.

In alcuni casi (ad es. per l'Unione dei Comuni Valle del Savio, capofila Comune di Cesena), la giornata è stata l'occasione per lavorare sulla "costruzione dell'identità dell'HD" e questo sia all'interno del gruppo HD che nei rapporti con il resto dell'organizzazione.

In altri, il Comune di Fucecchio, la giornata è stata un’opportunità per "condividere, con il gruppo, il governo del processo del sistema degli accessi in generale e del Foia in particolare", più che sulle finalità e l'organizzazione dell'HD.

Ancora, il Comune di Erice, che ha costituito intanto formalmente l'HD, e per cui la giornata è stata l'occasione per capire esattamente di cosa si tratta e cominciare a ragionare su prossimi step operativi, anche per iniziare a dare visibilità e sostanza al gruppo di lavoro.
Un cambiamento culturale prima di tutto, necessario e difficile al contempo da realizzarsi, a fronte delle difficoltà e carenze oggettive, ma anche un’occasione per ripensare, proprio sulle basi esistenti, modalità di organizzarsi più efficaci nel tempo.

Un dato comune che emerge ad oggi nell’esperienza RiformAttiva riguardo il tipo di supporto che l’HD può fornire, in attesa anche di un numero maggior di istanze FOIA, è quello alla migliore distinzione/qualificazione delle istanze di accesso, tra accesso FOIA o accesso documentale - legge 241/90, che ancora rappresenta spesso il numero più consistente. Accanto, l’educazione alla conoscenza interna del FOIA, o anche una attività periodica di analisi dei dati delle istanze finalizzata a migliorare l’armonizzazione delle prassi di gestione e di risposta.
Un altro aspetto riscontrato nel percorso più generale è che la composizione dell’help desk coincide spesso con il gruppo di lavoro del progetto individuato a monte dall’ente per il progetto. Una scelta che probabilmente si aggancia anche all’opportunità che le amministrazioni hanno colto attraverso la partecipazione al progetto e la costituzione di un gruppo di lavoro dedicato nel piano di lavoro e quindi mediamente più coinvolto nelle attività previste soprattutto la formazione mirata e calibrata alle esigenze.

L’HD infine sta divenendo occasione per gli enti sovra comunali coinvolti (Provincia di Livorno ad es.) per aprirsi, attraverso l’HD, verso la cittadinanza, o in altri casi (Consiglio regionale della Puglia), per aprire un varco di collaborazione/consulenza verso i comuni del territorio e supportarli nella gestione dei procedimenti di accesso più frequenti.

Saranno monitorati, nei prossimi mesi, altri enti e il percorso, le esperienze e gli esiti di RiformAttiva su questo e su tutti i versanti affrontati in questi due anni di lavoro sull’attuazione e gestione del FOIA con le amministrazioni, saranno occasione di diffusione e confronto a livello nazionale.