Scambio PA

 

Il progetto Scambio PA è un’iniziativa promossa da Regione Toscana volta a rafforzare la capacità istituzionale e amministrativa attraverso la condivisione di esperienze, risultati e buone pratiche tra le Amministrazioni regionali. Il progetto è caratterizzato dallo scambio di esperienze, risultati e know-how tra le Amministrazioni, dalla messa a fattor comune delle informazioni e di soluzioni utili ad attivare processi di innovazione e miglioramento, dalla progettazione condivisa di buone pratiche trasferibili. Sono state individuate da Regione Toscana, capofila del Progetto, delle tematiche specifiche oggetto dello scambio, sulle quali i partecipanti hanno convenuto di voler attivare lo scambio. Le tematiche sono le seguenti:

  • Fondi Strutturali Europei. La tematica è stata suddivisa in 4 sotto-tematiche, riportate nella sezione “Attività”.
  • Società a partecipazione pubblica
  • Appalti e contratti
  • Digitalizzazione dei processi (tematica in corso di progettazione).
Motivazione e obiettivi: 

 

Il progetto si propone di rafforzare la capacità amministrativa attraverso la valorizzazione del capitale umano, la condivisione e il trasferimento di esperienze e buone pratiche tra le Amministrazioni regionali e l’attivazione di meccanismi di collaborazione che consentono di consolidare il network tra le diverse Amministrazioni interessate. Il progetto vuole promuovere l’attività di scambio di informazioni e di esperienze a livello nazionale attraverso l’individuazione di buone pratiche, l'analisi comparativa dei sistemi e la discussione su questioni di interesse comune.

Attività: 

 

Sono state svolte le seguenti attività:

  1. È stato realizzato un evento iniziale di presentazione del progetto volto alla condivisione degli obiettivi, delle tematiche proposte e delle modalità operative. A tale evento sono state invitate tutte le Amministrazioni regionali.
  2. Si sono svolte le prime sessioni di incontri partecipativi e di confronto aperto presso la Regione Toscana: gli Smart Action Lab. Tali incontri sono caratterizzati dall’alternanza tra momenti teorici di condivisione delle metodologie, degli strumenti a supporto delle attività, e momenti pratici di realizzazione delle diverse attività e lavori di gruppo. In particolare, è attraverso gli Smart Action Lab che i partecipanti hanno potuto definire gli argomenti specifici su cui concentrare le attività del progetto all’interno delle tematiche scelte, discutere i diversi contesti amministrativi, e definire il lavoro per i successivi workshop.
  3. Sono stati organizzati e avviati i primi momenti di training on the job e sessioni pratiche di workshop, gestite "a rotazione" dall' Amministrazione ospitante. Le prime sessioni di workshop sono volte alla condivisione del contesto e della situazione di partenza di ciascuna Amministrazione, mentre le seconde sessioni di workshop sono orientate all’individuazione delle aree di miglioramento e alla valutazione di possibili soluzioni.

Per quanto riguarda le tematiche individuate, sono stati definiti i seguenti argomenti specifici che circoscrivono l’ambito dello scambio tra le Amministrazioni:

Tematica “Fondi Strutturali Europei”

  • Sotto-tematica 1 Strategia di Comunicazione ed Informazione nei Fondi Strutturali: "Promuovere la vicinanza al Progetto Europeo e diffondere consapevolezza sulle reali opportunità offerte al territorio dalla politica di coesione anche attraverso il coinvolgimento degli stakeholder e la scelta dei mezzi di comunicazione sulla base di un'attenta profilazione dei destinatari"
  • Sotto-tematica 2 Verifiche di gestione e analisi del rischio: “Analisi del rischio, metodiche campionarie e modalità di verifiche in loco (inclusa l’auto valutazione del rischio di frode)”
  • Sotto-tematica 3 Governance, programmazione integrata e logiche di coordinamento: "Strumenti di rafforzamento delle sinergie operative tra le diverse autorità responsabili della gestione e certificazione dei programmi operativi, al fine di valorizzare l’efficacia della gestione in linea con gli obiettivi del PRA"
  • Sotto-tematica 4 Gestione degli avvisi e dei bandi Oggetto di scambio: "Mappatura del ciclo di vita dei bandi con fondi UE, standardizzazione dei modelli di bando mediante la definizione di testi standard e reingegnerizzazione dei documenti di gara"

Tematica “Società a partecipazione pubblica":

Rafforzamento del coordinamento interno alla P.A. ed esterno (verso altre PP.AA. eventualmente partecipanti al capitale) nella fase di programmazione e indirizzo strategico delle partecipazioni pubbliche, con specifico riferimento alle seguenti tematiche:

  • esercizio del controllo congiunto con altre PP.AA. in seno a società controllate o comunque partecipate ex art. 2359 c.c. (c.d. “gruppo pubblico”), e del controllo analogo nelle società “in house providing” di cui all’art. 16 del D.Lgs. 175/2016
  • operazioni straordinarie di razionalizzazione, in attuazione dei relativi piani ex artt. 20 e 24 del D.Lgs. 175/2016

Rafforzamento del coordinamento interno ed esterno nella fase di gestione esecutiva e monitoraggio delle partecipazioni, sugli stessi sub-elementi di cui al precedente punto n. 1).

L’output del percorso di scambio è la realizzazione di un atto di indirizzo e regolazione della Giunta in materia (Direttiva, Regolamento, Linee Guida Strategiche, o simili), contenente strategie, premialità e penalità in capo ai vari soggetti interessati.

Tematica “Appalti e contratti”:

“I presupposti per l’utilizzo delle procedure di affidamento previste dall’articolo 63 del D.Lgs. 50/2016 e per il ricorso all’accordo quadro”.

Destinatari: 

 

Sono destinatari del progetto i dipendenti delle Amministrazioni regionali.

Modalità di selezione e attuazione dell’esperienza progettuale: 
  • Il progetto viene realizzato nell’ambito di un contratto che prevede la progettazione di servizi e attività inerenti processi di gestione e sviluppo delle risorse umane
Soggetti coinvolti per l'elaborazione e la realizzazione: 

 

La Regione Toscana, in qualità di Amministrazione Capofila, è responsabile del coordinamento generale del progetto e dell’organizzazione delle sessioni comuni che si svolgono presso la propria sede. Il progetto è rivolto ai dipendenti delle Amministrazioni regionali che hanno aderito all'iniziativa. Al fine di garantire il supporto necessario alla realizzazione del progetto e la massima partecipazione, ciascuna Amministrazione ha individuato un coordinatore, un referente tematico e un numero di partecipanti per ciascuna delle tematiche di interesse.

Amministrazioni coinvolte che hanno sottoscritto il Protocollo di intesa:

  • Regione Toscana (Capofila)
  • Regione Valle D’Aosta
  • Regione Friuli Venezia Giulia
  • Provincia Autonoma di Trento
  • Regione Piemonte
  • Regione Emilia Romagna
  • Regione Abruzzo
  • Regione Puglia
Gruppo di lavoro: 
Composizione gruppo di lavoro: 
  • Personale interno all'ente ed esterno (consulenti)
Collaborazioni: 

 

Il progetto ha visto l’attivazione della collaborazione sancita attraverso un protocollo d’intesa tra la Regione Toscana, in qualità di Capofila, e 7 Amministrazioni Regionali: Regione Valle D’Aosta, Regione Friuli Venezia Giulia, Provincia Autonoma di Trento, Regione Piemonte, Regione Emilia Romagna, Regione Abruzzo, Regione Puglia.

Principali output realizzati dall'esperienza: 

 

Gli incontri e i momenti di condivisione previsti dal progetto sulle tematiche selezionate sono finalizzati alla realizzazione di project work finali propedeutici alla definizione delle buone pratiche che verranno realizzati nelle sessioni di workshop. A chiusura del progetto i risultati verranno condivisi in un evento di chiusura volto alla presentazione delle buone pratiche disegnate, alla condivisione dei risultati nonché alla messa a fattor comune dell’esperienza maturata durante il progetto Scambio PA.

Risultati attesi: 

 

In linea con l’obiettivo di rafforzare la capacità amministrativa e promuovere l’attività di scambio di esperienze a livello nazionale, i risultati attesi del progetto sono:

  • la condivisione e il trasferimento di esperienze e know-how tra le Amministrazioni regionali e l’attivazione di meccanismi di collaborazione;
  • l’individuazione e progettazione condivisa di buone pratiche trasferibili, metodologie e strumenti, analisi comparativa dei sistemi e discussione su questioni di interesse comune finalizzata all’individuazione di soluzioni;
  • il consolidamento di un network tra le diverse Amministrazioni regionali su specifiche tematiche individuate.
Risultati raggiunti: 

 

Attraverso le attività svolte ad oggi si sono raggiunti i seguenti risultati:

  • evento iniziale di presentazione del progetto, in occasione del quale i partecipanti di ogni Amministrazione, attraverso la creazione di “focus group”, si sono confrontati sulle tematiche prescelte per definire gli specifici ambiti di interesse nell’ambito di ogni tematica;
  • protocollo di intesa, precedentemente condiviso, sottoscritto da tutte le Amministrazioni regionali partecipanti al progetto;
  • primi Smart Action Lab, per le tematiche "Fondi Strutturali Europei", "Appalti e Contratti" e "Società a partecipazione pubblica", incontri partecipativi che si sono tenuti presso la Regione Toscana, caratterizzati da una sessione teorica seguita da momenti pratici/lavori di gruppo suddivisi per tematica.
  • sessioni pratiche (workshop) organizzate a livello interregionale a rotazione presso ciascuna Amministrazione partecipante per la condivisione e il trasferimento delle pratiche. 
Punti di forza: 

  

  • possibilità di confronto tra le amministrazioni regionali su problematiche comuni affrontate nei vari ambiti tematici e condivisione degli strumenti adottati localmente per la loro risoluzione;
  • conoscenza del contesto in cui le Amministrazioni ospitanti operano attraverso lo scambio di pratiche ed esperienze;
  • possibilità di individuare aree di miglioramento e possibili soluzioni evolutive attraverso la condivisione delle esperienze e dei punti di forza;
  • possibilità di utilizzare strumenti di analisi dei processi con il supporto di figure di facilitatori ed esperti tematici presenti negli incontri partecipativi organizzati presso Regione Toscana (Smart Action Lab);
  • focus contestuale sullo scambio di buone pratiche e sul miglioramento, l’evoluzione, e la coprogettazione di esperienze;
  • possibilità di formare gruppi di lavoro ristretti per la tematica specifica di propria competenza attraverso la partecipazione a workshop organizzati “a rotazione” presso le Amministrazioni partecipanti;
  • occasione di confronto  “trasversale” tra tutti i partecipanti alle diverse tematiche del progetto in occasione degli incontri “Smart Action Lab” organizzati presso la sede di Regione Toscana.
Principali criticità: 

 

Sarà possibile individuare le criticità dell’esperienza ad uno stadio di attuazione più avanzato.

Lezioni: 

 

Sarà possibile individuare le lezioni dell’esperienza ad uno stadio di attuazione più avanzato.

Trasferibilità: 

 

Tra i possibili elementi di trasferibilità ad altre esperienze e Amministrazioni, si segnala il metodo scelto per la condivisione e l’apprendimento reciproco:

  • la definizione comune dei temi specifici così da considerare le diverse condizioni di partenza;
  • workshop ospitati a rotazione da diverse amministrazioni in modo da esporre il contesto delle esperienze;
  • un approccio orientato contestualmente allo scambio di buone pratiche esistenti e alla definizione di nuove pratiche.
Supporto: 
  • Referenti tematici e partecipanti vengono guidati nella realizzazione delle diverse attività e supportati da facilitatori. A supporto dello scambio viene messa a disposizione delle Amministrazioni una piattaforma per la condivisione delle esperienze.
Esperienza pubblicata il: 02/08/2019
Visualizzazioni: 24

Esperienza in breve

Realizzato da: 
Regione Toscana
Obiettivo Tematico: 
OT11 - RA 11.1
Azione: 
  • D.1.2.1.A - Azioni di qualificazione ed empowerment delle istituzioni, degli operatori e degli stakeholders
Ambito tematico: 
Scambio di esperienze e buone pratiche
Data di avvio: 
16/05/2019
Durata prevista: 
12 mesi
Budget programmato: 
€ 100.000,00
Programma: 
POR FSE Toscana
Fonte di finanziamento: 
FSE

Modalità di scambio attivabili

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