MeetPAd

Gestione delle conferenze dei servizi nelle Marche

MeetPAd è una piattaforma applicativa a supporto di una collaborazione digitale inter-istituzionale (Ministeri, Regione, Ufficio Speciale Ricostruzione, Province, Comuni, ecc.), multicanale e da remoto, con il fine di semplificare la conduzione di incontri in videoconferenza e la condivisione di contenuti e documenti formali tra i soggetti coinvolti, con particolare riferimento al caso della Conferenza Dei Servizi Telematica per gestire, in primis, i processi di ricostruzione post sisma, ma anche, ad esempio, l’avanzamento amministrativo della Banda Ultra Larga nei territori, le pratiche di autorizzazione ambientale e qualsiasi riunione operativa tra pubbliche amministrazioni.

Motivazione e obiettivi: 

L’obiettivo di MeetPAd è predisporre un ambiente applicativo e virtuale unico per condurre riunioni a distanza, con validità giuridica, per accedere alla documentazione ufficiale da remoto, per raccogliere informazioni relative ai procedimenti, per gestire in modo unitario i flussi, per produrre, scambiare e formalizzare i documenti necessari alla conclusione del procedimento e per favorire la cooperazione e l’interoperabilità.

Oltre che per altri contesti, la piattaforma sarà messa a disposizione dell’Ufficio speciale per la ricostruzione della Regione Marche, istituito a seguito del sisma del 2016, per assicurare l'esercizio associato di funzioni, attività e servizi nelle zone colpite, con l’obiettivo di agevolare il processo di ricostruzione pubblica e privata che si prevede avrà un’ingente mole di lavoro: circa 90.000 interventi di ricostruzione (stimati dagli uffici preposti), di cui circa la metà richiede l’attivazione della conferenza di servizi.

Più in generale, si intende mettere a disposizione dei soggetti territoriali un insieme di strumenti digitali di collaborazione, dematerializzazione ed interazione online, al fine di razionalizzare i processi amministrativi, renderli più agili, fluidi ed efficienti, semplificare dialogo e lavoro da remoto, nell'ambito di un progetto in grado di:

  • sviluppare non un prodotto confezionato e basato su licenze, ma codice sorgente e funzionalità a disposizione (anche in riuso) di una pluralità di soggetti abilitati, frutto di una progettazione condivisa e partecipata;
  • realizzare una infrastruttura abilitante, per governare procedimenti, processi e servizi sincroni e asincroni - in modo trasversale, a prescindere dallo specifico caso d’uso - basata su componenti atomiche e micro-servizi, facilmente riusabili e generalizzabili, estensibili;
  • ottimizzare l’uso di componenti già realizzate e di banche dati informatizzate condivise per la raccolta e l’aggiornamento delle informazioni, adeguatamente integrate con le altre piattaforme e applicazioni in uso (protocollo, conservazione, gestionali, etc.);
  • sfruttare i paradigmi tecnologici più avanzati (NLP, chatbot e machine learning, cloud computing, etc.).

La piattaforma MeetPAd è dotata dei più evoluti strumenti di collaborazione e condivisione e tra questi ciò che sicuramente rappresenta l’impulso alla trasformazione digitale della Conferenza dei Servizi è l’idea di disporre di una componente di gestione documentale inter-istituzionale che permetta a enti e amministrazioni di collaborare attraverso diversi canali sottoscrivendo documenti digitali con valenza erga omnes, conservati in conformità nel cloud regionale.

Più in generale, si intende mettere a disposizione dei soggetti territoriali un insieme compatto di strumenti digitali di collaborazione, dematerializzazione ed interazione online, al fine di razionalizzare i processi amministrativi, renderli più agili, fluidi ed efficienti, semplificare dialogo e lavoro da remoto, nell'ambito di un progetto in grado di:

  • sviluppare non un prodotto confezionato e basato su licenze, ma codice sorgente e funzionalità a disposizione (anche in riuso) di una pluralità di soggetti abilitati, frutto di una progettazione condivisa e partecipata
  • realizzare una infrastruttura abilitante, per governare procedimenti, processi e servizi sincroni e asincroni - in modo trasversale, a prescindere dallo specifico caso d’uso - basata su componenti atomiche e micro-servizi, facilmente riusabili e generalizzabili, estensibili 
  • ottimizzare l’uso di componenti già realizzate e di banche dati informatizzate condivise per la raccolta e l’aggiornamento delle informazioni, adeguatamente integrate con le altre piattaforme e applicazioni in uso (protocollo, conservazione, gestionali, etc.)
  • sfruttare i paradigmi tecnologici più avanzati (NLP, chatbot e machine learning, cloud computing, etc.)
Attività: 

La realizzazione dell’intero sistema avverrà - nell’ambito del Contratto quadro Consip “Sistemi Gestionali Integrati (SGI) lotto 3" - secondo le seguenti fasi che si articoleranno in un arco temporale di 40 mesi:

  • Fase 1 (entro il 2° trim. esecuzione) - Infrastruttura e modulo "Conferenza Dei Servizi Telematica Base": La prima fase si pone come obiettivo di progettare e realizzare l'infrastruttura a supporto del sistema "Conferenza Dei Servizi Telematica" (ambienti di test, collaudo ed esercizio), definire le specifiche funzionali dell'intero sistema, dando priorità ai moduli che consentono il dispiegamento della conferenza in modalità asincrona.
  • Fase 2 (tra il 3° ed il 4° trim. esecuzione) - Rilascio modulo "Conferenza Dei Servizi Telematica Full”: In questa fase verranno rilasciate le integrazioni a completamento della "Conferenza Dei Servizi Telematica" in modalità sincrona, unitamente ai servizi d'interoperabilità con le piattaforme regionali esistenti di archiviazione/protocollazione, PEC e Videoconferenza.
  • Fase 3 (dal 5° trim. esecuzione) - Manutenzione Correttiva, Assistenza, Manutenzione Evolutiva: La fase prevede l'attivazione dei servizi di Manutenzione Correttiva oltre al servizio di Assistenza Remota. All’interno di questa fase, e per tutta la durata della stessa, è possibile usufruire di un plafond a consumo di giornate da dedicarsi ad eventuali evoluzioni del sistema attualmente non predicibili.
  • Fase 4 (dal 5° trim. esecuzione) - Supporto organizzativo per la diffusione dell’utilizzo della piattaforma: Tra le attività previste si evidenziano la formazione degli utenti, il coinvolgimento formale degli enti utilizzatori nella sottoscrizione di protocolli d’intesa per l’uso dei servizi della piattaforma e dei suoi archivi documentali e multimediali (a valenza, appunto, inter-istituzionale), nonché l’organizzazione di una segreteria tecnica ed amministrativa, che affianchi il lavoro delle PA locali partecipanti e del personale gestore delle conferenze di servizi.
Destinatari: 

Oltre alla Regione Marche, che svolge un ruolo di coordinamento, i destinatari e beneficiari di questo progetto sono gli tutti i soggetti pubblici (Province, Comuni, Sovraintendenza, ecc.), le associazioni e i cittadini presenti sul territorio, con particolare riferimento alle zone interessate dal processo di ricostruzione post sisma, e dagli interventi di realizzazione della Banda Ultra Larga.

La governance dei soggetti coinvolti è ancora allo studio, ma è considerata un’attività di rilievo per la buona riuscita del progetto e verrà affrontata ed implementata nell’ambito delle attività di cui alla fase 4 (supporto organizzativo).

Modalità di selezione e attuazione dell’esperienza progettuale: 
  • Ricorso a convenzioni CONSIP
Soggetti coinvolti per l'elaborazione e la realizzazione: 

Per la Regione Marche:

  • PF Informatica e crescita digitale
  • PF autorizzazioni ambientali
  • Servizio Tutela, gestione e assetto del territorio
  • Genio civile
  • Ufficio Speciale Ricostruzione

I Comuni e gli altri EE.LL. del territorio

Gruppo di lavoro: 
Composizione gruppo di lavoro: 
  • Personale interno all'ente ed esterno (consulenti)
Collaborazioni: 

Il progetto coinvolge, oltre all'ente Regione Marche, l'Ufficio Speciale Ricostruzione (che già utilizza i sistemi informativi sviluppati dalla PF Informatica e crescita digitale).

Le collaborazioni saranno attivate mediante la stipula di uno specifico accordo di collaborazione con tutti gli altri enti utilizzatori della piattaforma, in cui sono definiti puntualmente termini, modalità e responsabilità.

Principali output realizzati dall'esperienza: 

Sono di seguito elencati gli output che si prevede di realizzare:

  • un repository storage multiutente, integrato con le infrastrutture regionali;
  • strumenti online di collaborazione procedurale, di condivisione documentale e di automazione e supporto allo svolgimento dei processi di lavoro;
  • una piattaforma di videoconferenza distribuita;
  • servizi di abilitazione, start up, assistenza e monitoraggio per estendere l’utilizzo del sistema agli enti locali, compresi i Comuni interessati dalla ricostruzione post sisma.
Risultati attesi: 

Si stima di poter gestire circa 3.000 conferenze di servizi durante i 40 mesi di durata del progetto, arrivando a coinvolgere tutte le Pubbliche Amministrazioni territoriali sovra-municipali e almeno 80 Comuni nelle aree del cratere sismico. Successivamente, a regime, il sistema si farà carico delle esigenze residuali dell’Ufficio Speciale Ricostruzione e degli altri attori coinvolti, prevedendo un target di comuni utilizzatori pari a 115 a fine 2023 (indicatore di risultato POR FESR Marche 2014-2020).

Risultati raggiunti: 

A partire dall’avvio dell’esecuzione (agosto 2018) fino al primo SAL (novembre 2018) è stata implementata una prima versione della soluzione applicativa, che, con le prime funzionalità rilasciate, ha permesso la conduzione di tre conferenze di servizi tra enti locali - e relativi incontri di pre-istruttoria - per il dispiegamento della Banda Ultra Larga nel territorio regionale, su istanza della società Open Fiber SpA.

Punti di forza: 

 

  • Utilizzo della modulistica e degli schemi approvati a livello nazionale per la semplificazione amministrativa;
  • Capacità di risposta delle amministrazioni rispetto alle esigenze derivanti dal territorio;
  • Condivisione di attività, documenti e funzioni “da remoto” tra amministrazioni;
  • Sperimentazione di funzionalità evolute e basate su tecnologie ICT avanzate, quali l’intelligenza artificiale.
Principali criticità: 

 

  • Resistenze all’utilizzo dei sistemi di videoconferenze e di integrazione tra i sistemi e le banche dati a disposizione delle amministrazioni;
  • Difficoltà nella standardizzazione delle procedure.
Lezioni: 

Il progetto è in fase di realizzazione e non ha ancora dispiegato benefici di lungo periodo. Ci si attende tuttavia uno strumento cardine per lo snellimento, la standardizzazione e la deburocratizzazione di quei procedimenti che richiedono l’intervento di più amministrazioni nel perfezionamento del processo decisionale. L’intento è assicurare a imprese e cittadini il “taglio dei tempi” e dei costi delle decisioni pubbliche su opere e autorizzazioni per attività edilizie e di impresa, pur agendo a norma di legge. 

Al tempo stesso l'infrastruttura abilitante realizzata servirà per governare processi e servizi sincroni e asincroni – in modo trasversale, a prescindere dallo specifico caso d’uso - e risulterà un sistema sviluppato per componenti atomiche e micro-servizi, facilmente riusabili e generalizzabili, estensibili, in grado di ottimizzare l’uso di componenti già realizzate e di banche dati informatizzate condivise per la raccolta e l’aggiornamento delle informazioni, adeguatamente integrate con le altre applicazioni regionali già in esercizio (protocollo, conservazione, gestionali, etc.).

Trasferibilità: 

 

  • Modello di gestione delle conferenze di servizi in via telematica.
  • Messa a disposizione in riuso del codice sorgente open source e della documentazione tecnica approvata.
Supporto: 
  • Testimonial/relatore nell’ambito di seminari o laboratori per scambio di esperienze
Esperienza pubblicata il: 20/03/2019
Visualizzazioni: 56

Esperienza in breve

Realizzato da: 
Regione Marche
Obiettivo Tematico: 
OT2 (Crescita digitale) - RA 2.2
Azione: 
  • 2.2.1
Ambito tematico: 
Ecosistemi
Infrastrutture immateriali ICT
Data di avvio: 
12/03/2018
Durata prevista: 
40 mesi
Budget programmato: 
€ 1.700.000,00
Programma: 
POR FESR Marche
Fonte di finanziamento: 
FESR

Modalità di scambio attivabili

Seminari e Laboratori

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